С чего начать выбор POS-программы: Шаг №9 – Проанализируйте затраты

Хорошей идеей будет создание документа, который будет содержать данные об окупаемости инвестиций. Это поможет Вам принять правильное решение. К сожалению, невозможно измерить нематериальную выгоду. Например, проблематично измерить ценность дополнительных финансовых отчетов или улучшение уровня обслуживания клиентов.

Во всяком случае, полезно выяснять окупаемость инвестиций на основе того, что мы можем измерить.

Прежде, чем мы начнем, есть совет…

Попросите человека, понимающего в торговле, Вам помочь, так как он поможет оценить снижение себестоимости и объяснит, как работают некоторые системы. Забросайте его вопросами!

Самый быстрый способ понять, как Ваши инвестиции будут возвращаться - рассмотреть на примере. Обратите внимание на пример, приведенный ниже и создайте свой собственный документ по этому образцу:

Оценка окупаемости инвестиций для программного обеспечения

Снижение себестоимости в течение первого года эксплуатации:

12 месяцев - Управление запасами и отчетами положили начало снижению затрат инвентаризации на 5%. $ 150 000 х 0,05 = $ 7500
6 месяцев - основываясь на экономии времени, описанной ниже, я буду в состоянии устранить позицию 1 к лету. $ 10 000

Итого ежегодное снижение себестоимости: $ 17 500

Увеличение прибыли в течение первого года эксплуатации:

Немедленное - Таблица ценового уровня оказала увеличение наценок на товары меньше 10 долларов. $ 100 000 х 10% = $ 10 000
Немедленное - Снижение ценовых ошибок (около 1%  от партий и дополнительных продаж). $ 150 000 х 0,01 = $ 1500
3 месяца - увеличение человеко-часов за счет упорядочивания рабочего процесса. 10 часов в неделю. $ 50 х 10 часов = $ 500 х 40 недель = $ 20 000

Общее годовое увеличение прибыли: $ 31500

Экономия времени:

Программный интерфейс электронного каталога запчастей избавит от повторного ввода и сэкономит 2 минуты с каждой продажи . 100 х 2 мин = 200 минут в день

Налог с продаж рассчитывается автоматически. 15 минут в день
Комплексная система бухгалтерского учета позволит устранить необходимость повторного ввода информации в особый общий гроссбух и в программукредиторских задолженностей. 45 минут в день
Автоматическое создание накладных сэкономит 15 минут каждый день.
Отслеживание заказов на ремонт с помощью компьютера, сохранит 2 минуты  с рабочего звонка. В общей сложности -  4 минуты в день.

Всего: 5,25 часа в день

Расходы на компьютерные системы в течение первого года работы:

1.Аппаратное обеспечение - 2 компьютера, принтер, и т.д. - $ 4,500.00
2.Программное обеспечение POS - $ 6,085.00
3.Обучение установка оборудования - $ 2,000.00

Всего расходы: $ 12,585.00
Ежегодные эксплуатационные расходы (поддержка и обновление) $ 120.00 х 12 месяцев = $ 1,440.00
Всего затраты на компьютерные системы  в течение 1-го года: $ 14 025

Чистые выгоды с единовременных выплат:

Увеличение прибыли (1-й год) $ 31,500.00
Экономия (1-й год) $ 17,500.00
Всего увеличение прибыли (1-й год) $ 49,000.00
Первоначальная стоимость системы $ 12,585.00
Ежегодная плата за обслуживание ($ 120 х 12 месяцев) $ 1,440.00
Общие затраты на компьютерные системы в первый год $ -14,025.00

Первый год эксплуатации:

Чистая прибыль $ 34,975.00

Чистые выгоды с ежемесячной арендной платы:

Увеличение прибыли (1-й год) $ 31,500.00
Экономия (1-й год) $ 17,500.00
Всего увеличение прибыли (1-й год) $ 49,000.00
Ежемесячная аренда компьютерных систем ($ 294,00 х 12) $ 3,528.00
Ежегодная плата за обслуживание ($ 120 х 12 месяцев) $ 1,440.00

Первый год эксплуатации:

Чистая прибыль $ 44,032.00