10 главных ошибок ритейлеров при покупке POS-программы

Давайте начнем с обсуждения основных ошибок, которые постоянно допускают ритейлеры. Надеюсь, что это поможет вам избежать проблем.

Ошибка № 1 – Они слишком беспокоятся о цене

На наш взгляд, самая большая ошибка, которую допускают представители розничной торговли - они не хотят тратить деньги на хорошую программу. В итоге, они покупают дешевую. Все мы знаем пословицу: « Бесплатный сыр только в мышеловке».

Это относится и к ПОС-программе. Существует несколько хороших кассовых программ, которые стоят около $1000. Но, как правило, они имеют ограниченные возможности. Кроме того, у таких программ могут быть сбои в системе, слабая поддержка и недостаточная подготовка к  использованию системы. Если Вы не будете соблюдать осторожность, вы можете купить что-то бесполезное.

И еще кое-что…

Цена не имеет значения!

Возможно, Вы подумаете, что мы сошли с ума, но позвольте все объяснить, задав один вопрос. Вы бы потратили $10,000, если бы знали, что заработаете $100,000? Думаю, что да.

Это действительно не имеет значения - сколько вы потратите. Самое главное, чтобы вы нашли программу, которая принесет вам максимальную прибыль. Далее мы расскажем Вам, как выяснить, какая программа окажется наиболее выигрышной!

Ошибка № 2 – Они не уделяют достаточно времени, чтобы оценить компанию

Это очень важно!

Прежде чем выбрать программу, вам необходимо изучить поставщика. Чрезвычайно важно найти компанию, которая работает уже несколько лет и имеет солидную клиентскую базу.

Более того, покупая программу, вы приобретаете не просто товар, а целые взаимоотношения. Вы будете постоянно связываться с компанией для обновления программы, за помощью, обучением, за самим оборудованием и за консультацией.

Качество помощи зависит от опыта работы компании. Если Вы используете компьютерную технику, то проблемы неизбежны. Нет ничего хуже, чем отсутствие помощи от компании, при возникновении затруднений.

ВНИМАНИЕ! Не оставьте эту проблему без внимания!

Я чувствовал бы свою вину, если бы не объяснил вам, как важно выбрать хорошую компанию. Позвольте задать Вам несколько вопросов, чтобы вы поняли, насколько важно не ошибиться в  выборе поставщика программы…

  • Что если компания-поставщик обанкротится?
  • Что если компания не может предоставить Вам обновления, когда вы в этом нуждаетесь?
  • Что если Вам придется ждать 2 дня, чтобы получить ответы на технические вопросы?
  • Что если программа содержит ошибку и компания не может ее исправить?
  • Что если Вам не обеспечивается должный уровень обучения?
  • Что если Вы не можете воспользоваться печатью и Вам приходится ждать 6 часов, чтобы получить помощь от службы технической поддержки?

Поверьте мне - работать с компанией, которая не может обеспечить хорошее обслуживание, не доставляет особого удовольствия. Если Вы будете следовать указаниям данного руководства, Вы сможете избежать большинства из этих проблем.

Ошибка №3 -  Они покупают «комплексную многофункциональную универсальную ПОС-программу»

Если вам удалось кое-что уловить, то вы понимаете,  насколько важно выбрать программу, которая предназначена конкретно для Вашего бизнеса.

У каждого розничного продавца есть свои конкретные требования. Продавцу автомобилей нужно совсем иное, чем владельцу магазина подарков.  А потребности продавца одежды отличаются от потребностей продавца газонокосилок.

Проблема в том, что некоторые компании, выпускающие кассовые программы, утверждают, что их продукция подходит практически для любого бизнеса. Возможно, они правы. Программа будет работать. Но Вы потратите много лишнего времени и денег.

Не попадитесь на уловку производителей программ, которые утверждают, что работают для всех. Они могут продавать кассовые программы многим  ритейлерам, но в основном их продукция подходит только для определенного направления в бизнесе.

Давайте я расскажу историю, которая объяснит, почему вам нужна программа конкретно для вашего бизнеса. Думаю, она вас поразит…
Я работал с ритейлером в Санкт-Петербурге. Он продавал снегоходы, квадрациклы, специальную экипировку и инвентарь. Также он предоставлял весь спектр необходимых услуг для снегоходов и квадрациклов.  На то время его чистая прибыль в год составляла $1 миллион, при этом он использовал достаточно хорошую кассовую программу. Это то, что я называю «многофункциональной кассовой программой». То есть, она предназначалась не для конкретного направления в бизнесе
Многофункциональная программа определенно приносила пользу. Например, она автоматически подсчитывала налог с продаж. Это помогало сохранять примерно 4 рабочих часа в месяц. Также программа представляла отчеты об инвентаризации, что помогало отслеживать залежавшиеся товары.  (Особенностью данного ритейлера было то, что у него был очень большой запас продукции).  ПОС-программа также давала возможность следить за осуществленными закупками, автоматически распечатывать ведомости,  и представляла полный финансовый отчет. Плюс программа была проста в использовании. Казалось, что она вполне подходит для его бизнеса. Перейдем к самой необычной части рассказа. Я помог ему проанализировать кассовую программу, которая специально предназначалась для магазина техники для активного отдыха (снегоходы, квадрациклы, мотоциклы). В результате мы обнаружили существенные различия, что серьезно отразилось на прибыльности! По факту, новая ПОС-программа сохранила около 4 рабочих часов в день, улучшила уровень обслуживания клиентов, и позволила увеличить прибыль на $50,000 в год!

Вот краткий обзор различий:

  • Обновления  прейскуранта цен позволило автоматически обновлять номер товара и его цену в соответствии с поставщиками продукции :Arctic Cat, Yamaha, Parts Unlimited, и др. ( экономия 1 часа в день, информация о текущих ценах).
  • Таблицы корректировки цен позволили получить большую прибыль от продаж (итоговое увеличение прибыли на $12,000 в год).
  • Внесение  запчастей в электронный каталог. (Сохраняло 2-3 минуты каждый раз, когда нужно было посмотреть номер детали для покупателя. 50 покупок x 2 минуты = 100 минут в день)
  • Интеграция отслеживания заказов и управления магазином (Сохраняло 45 мнут в день и помогло улучшить техническую эффективность. 6 часов x 50 x 52 недели = $15,600 прибыли)
  • Обучение на рабочем месте сотрудником компании, который имел опыт в индустрии активного отдыха. Инструктор показал, как пользоваться новой программой, и как установить полный контроль над инвентаризацией. Год спустя, им удалось сократить свои расходы на $25,000.

Эти «специально разработанные» особенности, о которых я говорил, помогли сэкономить около 4 часов в день. И увеличили прибыль на $52,600!

Это поразительный результат и при этом они пользовались только несколькими техническими возможностями программы!

Имейте в виду, что все розничные продавцы разные и «многофункциональная универсальная система» должна идеально подходить Вам. Между прочим, иногда недорогие многофункциональные системы являются хорошим выбором для мелких предпринимателей (сумма от продаж которых, составляет около $250,000 в год). Но 75% предприятий розничной торговли получают реальную прибыль только от специально разработанной для данного бизнеса кассовой программы. Таким образом, вам следует ознакомиться с отраслевой программой!

Ошибка № 4 – Они проводят не достаточно тщательное изучение

Изучение, а затем выбор кассовой программы требует времени и усилий. К сожалению, обычный ритейлер не имеет достаточных «компьютерных знаний», либо времени для необходимого изучения.

Обычно ритейлер выбирает самую безопасную, простую в использовании и наиболее удобную программу. Вот типичная стратегия:

  1. Спросить у друга, какой программой пользуется он.
  2. Посмотреть в интернете.
  3. Скачать демо-версию.
  4. Узнать цену.
  5. Просмотреть продукцию других компаний.
  6. Купить доступную программу, которой пользуется друг.

Ничего не напоминает?

Итак, если Вы достаточно обеспечены и не полагаетесь на прибыль от Вашего бизнеса, то эта стратегия вам идеально подходит. К сожалению, это не совсем профессионально. Если вы будете следовать этим путем, вы потеряете много потенциальной прибыли.

На самом деле, Вы даже не знаете что теряете. И что еще хуже…программа может оказаться просто катастрофой, из-за того, что вы недостаточно изучили ее. И тогда вам придётся ее заменить. А это очень дорого!

Вы можете сделать все намного лучше. Вам просто нужна правильная стратегия. И вы должны потратить Ваше время и хорошенько подумать над этим. Это не просто.
Но есть и хорошие новости… Вы уже на шаг впереди, так как читаете это руководство! :)

Ошибка №5 – Они не получают должный уровень подготовки

Как уже говорилось ранее, хорошее обучение очень важно. Очень часто розничные продавцы, которые пользуются POS-программой, считают, что делают это эффективно. Но…большинство из них делают несколько грубых ошибок.

К сожалению, кассовая программа не работает сама по себе. Она не так уж и полезна, если вы ее используете неправильно. В самом деле, кассовые программы высокого и среднего технологического уровня могут быть очень дорогостоящими и сложными в использовании. И для того, что бы вы и ваши сотрудники могли  использовать программу в полной мере, вам необходимо хорошая подготовка. Предпочтительнее «индивидуальная подготовка».

Вы можете обучаться на рабочем  месте, в классе, по телефону либо интернету. Я считаю, что наиболее эффективными являются занятия в классе, на месте работы либо по телефону, в течение 3-9 месяцев после первоначальной установки программы. Это выйдет дороже, но дополнительная подготовка стоит того.

Также, очень полезно набраться опыта у тех, кто уже пользовался такой программой.

Другой метод обучения - это с помощью компьютера (через CD-ROM  или интернет). Как правило, это самостоятельный способ подготовки. Он может быть достаточно эффективным для быстрого начала работы, но в качестве начального обучения не рекомендуется. Те розничные продавцы, которые воспользовались этим способом, достигли не очень хороших результатов. Иногда им нравится их программа, но они используют ее неправильно. И они упустили несколько важных процессов, которые помогли бы им сэкономить время.

Вдобавок ко всему, это требует временных затрат. Вам нужно научиться пользоваться программой самому и обучить ваших работников. С другой стороны, компьютерное обучение очень удобно, поскольку это простой способ научить сотрудников пользоваться основными функциями кассовой программы. Это вполне полезно, но совсем недостаточно для начального обучения.

В любом случае, индивидуальное обучение является самым эффективным способом.

Ошибка № 6 – Они попадаются на рекламные уловки  

Это сделать просто. Продавцы будут продвигать и навязывать любую особенность программы, которая, как они думают, вам подходит.  Они сделают все, что бы она выглядела привлекательной для вас.

Яркий пример:

«Наша программа предназначена для 32-битной версии Windows! Либо она представляет собой последнюю версию. Программа написана на языке программирования на базе финальной версии платформы .NET. Имеется встроенная почтовая система и  возможность электронной коммерции. Включает в себя рабочее место кассира, функцию товарного учета, расчет дебиторской задолженности, и т.д и т.п.»

Некоторые из этих функций действительно полезные, но они не являются главной причиной успеха вашего бизнеса.

Вам следует быть полностью объективными в вашем выборе. Программа, которую вам следует искать это: надежная, простая в применении, и та, которая делает ваш бизнес наиболее эффективным. Будьте полностью объективными.

Некоторые продавцы будут навязывать Вам язык программирования или технологии, которыми они пользуются сами. Не попадитесь. Они пытаются выделить свою продукцию.  Если вы не являетесь программистом, то не беспокойтесь о языке программирования. Просто убедитесь, что программа проста, надежна, проверена и что она будет постоянно обновляться для дальнейшей работы.

Другие технические термины, которые вы услышите: .NET, 32-bit, DOS или UNIX. Опять же, если Вы далеки от компьютерной сферы, не беспокойтесь об этом.

Когда вы будете принимать решение, вам следует не попадаться на привлекательность рекламы. Нужно отстраниться и объективно понять, как эта функция поможет Вашему бизнесу.

Вы должны задать себе 5 вопросов о кассовой программе, которую вы оцениваете:

  • Является ли программа надежной?
  • Проверена ли она?
  • Проста ли она в использовании?
  • Окупится ли она?
  • Будет ли компания обеспечивать поддержку и обновление программы?

Кассовая программа, которая соответствует этим критериям, часто использует новейшие технологии. Но имейте  в виду, я встречал много ритейлеров, которые выбрали ненадежную 32-битную версию под управлением Windows вместо намного превосходящей ее 16-битной DOS программы. И выбор 32-битной программы Windows оказался большой ошибкой!

Я считаю, что вам следует сохранять трезвость ума, и оставаться полностью объективными при выборе программы.

Ошибка№7 – Они снимают с себя ответственность

Очень многие владельцы перекладывают ответственность в выборе программы на других сотрудников либо на консультанта по компьютерной технике, который отдаленно знаком с положением дел.  И это огромная ошибка!

Руководство и ключевой персонал должны быть вовлечены в выбор и при внедрении программы. Никогда не следует полагаться исключительно на рекомендации консультанта или общественное мнение.

Человек, который выбирает программу, должен знать все о Вашем бизнесе.

Кассовая программа - очень сложная структура. Не говоря уже о том, что она может быть очень полезной для производительности вашего бизнеса. Программа является слишком важной составляющей, чтобы доверить ее выбор кому-нибудь еще!

Я встречал владельцев и менеджеров,  которые допускали эту ошибку! Не поступайте также! 

Ошибка№8 -  Они не получают полной информации о функционале программы 

И это правда! Очень многие ритейлеры  загружают демо-версию программы, и работают самостоятельно. Но они никогда не думали о том, что можно получить консультацию по использованию от специалистов.

Мы продаем кассовые программы на протяжении нескольких лет. И после каждой демонстрации продукции нашему клиенту его мнение полностью менялось! Я показывал все особенности и преимущества программы, о которых он никогда и не подозревал.

Как же Вы можете принять грамотное решение без всех этих знаний?

Понятно, что никто не любит связываться с продавцами. Но не стоит самостоятельно оценивать программу.  Воспользуйтесь услугами продавца и задайте необходимые вопросы!

Розничные продавцы могли бы сэкономить намного больше времени и денег, если бы сначала купили ПОС-программу!

Почему?

  • Ваша ПОС-программа будет иметь определенные технические и программные требования. Например, большинству программ необходимо определенная версия операционной системы Windows, Unix или Linux. В добавок ко всему, каждая программа может работать только с определенными видами принтеров, сканеров, денежных ящиков, считывателей магнитных карт.
  • Очень важно, какую программу вы выберете. Это будет иметь очень большое влияние на эффективность вашего бизнеса! Для вашей работы может идеально подходить операционная система Unix, но вы уже купили Windows 2003! Также может оказаться,  что все принтеры и сканеры не совместимы с вашей программой.

Вы можете избавить себя от разочарований и сохранить деньги, если сначала выберите ПОС-программу. И потом вы можете спросить у компании, рекомендуемую для этой  программы технику и операционную систему.

Ошибка №10 – Они не думают о будущем

Порой люди забывают о дальнейшем развитии. Ожидаете ли вы дальнейшего роста в бизнесе? Если ваша компания планирует расширяться - убедитесь, что ваша программа будет работать для крупного бизнеса и, возможно, для целой сети магазинов.

Расспросите поставщика о масштабах программы.

  • Сможет ли она отвечать требованиям вашего магазина следующие несколько лет?
  • Много ли у них клиентов, которые имеют более крупный бизнес?
  • Удобна ли она для обмена данными в сети магазинов?

Это еще одна причина подготовиться заранее. Поменять программу может оказаться очень дорогим удовольствием.